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ビジネスにおけるメールマナー

ビジネスで役立つメール活用

ビジネスではメールが不可欠

世のビジネスマンに欠かせない連絡手段のひとつがメールでしょう。メールが連絡手段として優秀な理由はいくつかあります。まずは、添付ファイルを付けて送ることができるため、エクセルやワードなどで作った資料や写真などを手軽に、そして直ぐに相手に送ることができることです。先に資料を送っておいてから相手に電話することでスムーズに取り引きが進行出来ます。次にグループや多数の人に同じ連絡を一斉に送ることが出来るので、進捗連絡や案内などを伝えるのにも適しています。そして相手が忙しい人でも、メールなら相手の好きなタイミングで見てもらえるので電話と違い相手を不快にさせる心配がありません。このようにメールはビジネスに欠かせないアイテムですが上手に使うにはマナーも重要です。最低限守りたいマナーとしては、相手方の会社名や部署、役職を正しく記入した宛名です。手紙同様に誰に送ったものなのかはしっかりと分かる様にしましょう。そして同様に送り主も文末に記入しましょう。こちらはあらかじめ署名を作っておくと便利です。あと気を付けたいのは、電話などで直接話すのと違い文章で伝えるため、言い回しなどに気をつけないと相手を不快にさせたり、上から目線になってしまいがちです。やたら長文にならない様に気を付け要所をまとめた文章になる様にしたいです。また添付ファイルをつける場合はファイルサイズを確認しておかないと相手方がダウンロードに時間がかかり迷惑をかけてしまいます。こういったマナーをしっかりと理解して利用すればビジネスで必ず役に立つでしょう。

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